BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ. KURUMSAL KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI
AMAÇ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ. (“Firma” ve “Şirket”) olarak, kişisel verilerin yasalara uygun olarak işlenmesi ve korunması en mühim önceliklerimiz arasındadır. Tüm planlama ve iş faaliyetlerimizde de aynı önceliği takip etmekteyiz. Bu çerçevede Kanun’un 10. maddesi gereğince sizleri aydınlatmak; kişisel verilerin işlenmesi ve korunması kapsamında uygulayacağımız bütün idari ve teknik tedbirleri bildirmek amacıyla işbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nı (“Politika”) sizlerin bilgisine sunarız.
KAPSAM
İşbu Politika, BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ. kişisel verilerin işlenme şartlarını belirlemekte ve Firma tarafından kişisel verilerin işlenmesinde benimsenen prensipleri ortaya koymaktadır. Bu bağlamda Politika; Firma tarafından gerçekleştirilen Kanun kapsamındaki bütün kişisel veri işleme faaliyetlerini, işlenen tüm kişisel verileri ve bu verilerin sahiplerini kapsamaktadır.
İşbu Politika BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ.’nin ortaklarının, yetkililerinin, müşterilerinin, çalışanlarının, tedarikçi yetkililerinin ve çalışanlarının, ve üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Şirketimiz işbu Politika’yı mevzuata ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun kararlarına uyum ve kişisel verilerin daha iyi korunması amaçlarıyla değiştirebilir.
TANIMLAR
Açık Rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan Adayı Firma bünyesinde çalışmayan ancak çalışan adayı statüsünde olan gerçek kişiler.
Veri Sahibi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kanun 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kurum Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale
getirilmesi.
Politika BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası
Şirket/Firma BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ.
Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişidir.
Veri Kayıt Sistemi Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.
KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ
Firma tarafından aşağıdaki şekilde kategorize edilen kişisel veriler, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:
Veri Kategorisi Açıklama
Kimlik bilgisi Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi belgelerde yer alan bilgiler.
İletişim bilgisi Kişiyle iletişim kurmak için kullanılan bilgiler (örn. e-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres).
Lokasyon bilgisi Veri sahibinin konumunu tespit etmeye yarayan bilgiler (örn. araç kullanımı sırasında edinilen konum bilgileri).
Müşteri bilgisi Ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşterilere ait bilgiler (örn. müşteri no, meslek bilgisi, vb.).
Müşteri işlem bilgisi Ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşteriler tarafından gerçekleştirilen her türlü işleme ilişkin bilgiler .
Fiziksel mekân güvenlik bilgisi Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları, parmak izi kayıtları gibi kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler.
İşlem güvenliği bilgisi Firma’nın ticari faaliyetlerini yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliği sağlamak için işlenen kişisel veriler.
Finansal bilgi Firma’nın kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler.
Çalışan adayı bilgisi Firma’nın çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Firma ile çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler.
Hukuki işlem ve uyum bilgisi Firma’nın hukuki alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükleri ve şirketin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler.
Denetim ve teftiş bilgisi Firma’nın kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler.
Özel nitelikli veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Pazarlama bilgisi Firma’nın sunduğu ürün ve hizmetlerin kişisel veri sahibinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler.
Talep/şikayet yönetimi bilgisi Firma’ya yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.
İtibar yönetimi bilgisi Firma’nın ticari itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler ve buna ilişkin oluşturulan değerlendirme raporları ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler.
Olay yönetimi bilgisi Firma’nın ticari hak ve menfaatleri ile müşterilerinin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler.
GENEL İLKELER
BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ. aşağıda anılmış olan ilkelere uygun olarak Kişisel Veri İşleme faaliyetlerini yerine getirmektedir.
BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ. kişisel verileri;
1) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun,
2) Doğru ve güncel bilgilerin varlığını teyit ederek,
3) İşleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına dikkat ederek,
4) İşlenecek her türlü verinin işlenme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
5) Kişisel verilerin ancak ilgili mevzuatta öngörörülen şekilde veya işlenme amacına uygun olacak şekilde muhafaza eder ve işlenme amacı ortadan kalktığında imha edecek şekilde
işlemektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN ŞARTLAR
Kanun’un 5. Maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde kişisel verileriniz Firma tarafından işlenmektedir.
1) Kişisel veri sahibinin açık rızasının olması
2) Kişisel veri işleme faaliyetlerinin kanunlarda açıkça ön görülmesi
3) Fiili imkansızlık sebebiyle kişinin açık rızasının alınamaması
4) Kişisel verinin, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgisi olması
5) Firma’nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi
6) Veri sahibinin kişisel verilerinin alenileştirilmesi
7) Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
8) Firma’nın meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması
VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER
BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ. (i) kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, (ii) kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, (iii) kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.
TEKNİK TEDBİRLER
1) Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
2) Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik
önlemleri alınmaktadır.
3) Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
4) Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
5) Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
6) Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri
alınmaktadır.
7) Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği
sağlanmaktadır.
8) Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
9) Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de
sağlanmaktadır.
10) Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de
yapılmaktadır.
11) Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
12) Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
13) Şifreleme yapılmaktadır.
İDARİ TEDBİRLER
1) Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
2) Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
3) Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar
hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
4) Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
5) Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
6) Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
7) Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri
kaldırılmaktadır.
8) İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
9) Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
10) Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
11) Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
12) Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
13) Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
14) Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
15) Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve
uygulanmaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
16) Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
İLGİLİ KİŞİNİN KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ HAKLARI
İlgili kişi, BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ.’ye başvurarak aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilecektir:
1) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2) İşlenen kişisel verileri hakkında bilgi talep etme,
3) Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4) Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
5) Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6) KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7) İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8) Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
İHLAL BİLDİRİMLERİ
BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ. çalışanları, KVKK hükümlerini ve/veya Politika’yı ihlal ettiğini düşündüğü iş, eylem veya olguyu Komisyon’a raporlar. Komite bu ihlal bildirimi akabinde gerekli görmesi halinde toplanır ve ihlale ilişkin bir eylem planı oluşturur.
İhlal, kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafa elde edilmesi yoluyla gerçekleşmişse, Komisyon, Kurul’un 24.01.2019 tarih ve 2019/10 sayılı kararı kapsamında bu durumu 72 saat içerisinde ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
1. DEĞİŞİKLİKLER
Politika üzerindeki değişiklikler Komisyon tarafından hazırlanır ve BÜTÜNCÜL ŞİFA VE DOĞAL ÜRÜNLER VE DANIŞMANLIK SANAYİ TİC. LTD. ŞTİ. Müdürler Kurulu’nun onayına sunulur. Güncellenen Politika çalışanlara e-posta yolu ile gönderilebilir veya internet sitesi üzerinde yayınlanır.
2. YÜRÜRLÜK TARİHİ
Politika’nın işbu versiyonu 20.11.2023 tarihinde Müdürler Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir.